Alter Ergos propose un service complet d’externalisation de la gestion sociale à destination des employeurs relevant des conventions collectives du spectacle, de l’audiovisuel et des secteurs connexes faisant appel à des intermittents ou des contrats courts.
Notre offre couvre le traitement et le calcul des paies des intermittents et des permanents, les déclarations sociales, le conseil et l’accompagnement de l’employeur, dans un cadre sécurisé et conforme.
Alter ergos s’occupe de tout (ou presque)
Devenir employeur du spectacle : un choix structurant
Nous avons accompagné de nombreuses compagnies et structures culturelles dans leur démarche pour devenir employeurs, le plus souvent d’artistes intermittents, dans des organisations reposant partiellement ou totalement sur des bénévoles.
Avant de franchir ce cap, une analyse approfondie du projet est indispensable. Devenir employeur implique des responsabilités trop souvent sous-évaluées.
Au-delà du coût de la gestion sociale lorsque le volume d’embauches est limité, la responsabilité de l’employeur – et donc de ses dirigeants – peut être engagée sur les plans pénal et financier.
Lors de la prise en charge un dossier, nous accompagnons l’employeur afin de clarifier le cadre d’emploi :
- identification de son activité réelle,
- analyse du recours à l’intermittence dans le cadre légal,
- repérage de la convention collective applicable,
- licences, agréments, conventions miroirs,
- choix des organismes de prévoyance et de santé,
- analyse du cadre fiscal,
- choix de l’organisation du travail et des règles de fonctionnement internes.
Alter ergos remplit pleinement son obligation de conseil, alerte sur les risques et éclaire les choix possibles. En cas de non-respect des règles légales, la responsabilité du tiers déclarant ne peut être engagée s’il a respecté cette obligation.
Certaines démarches restent toutefois à la charge de l’employeur. Avec notre appui technique, l’employeur pourra procéder aux démarches nécessaires pour s’immatriculer auprès des organismes sociaux, signer les contrats d’adhésion et ouvrir ses espaces en ligne.
Le paramétrage du dossier n’interviendra qu’après cette phase déterminante qui pose les bases du projet.
La convention de sous-traitance d’une prestation de gestion sociale
Notre service repose sur une convention de sous-traitance, généralement annuelle, d’externalisation de la gestion sociale pour tout ou partie du personnel salarié. Cette convention permet de préciser les obligations de chacun et de définir les règles de fonctionnement. L’employeur s’engage à transmettre les informations d’embauche et de fin de contrat selon un protocole clair utilisant les outils mis à sa disposition.
Nous nous engageons à fournir les services de gestion sociale :
- traitement des embauches (paies + contrats éventuels), remise des documents de fin de contrats,
- déclarations aux organismes sociaux,
- suivi administratif, social et comptable des emplois.
Cela inclut notamment :
- l’identification des salariés auprès de l’INSEE,
- la gestion des arrêts maladies,
- le suivi des congés payés et des absences,
- la fourniture des éléments comptables nécessaires.
Dans tous les cas, le support et le conseil
Nos conseillers spécialisés en gestion de la paie sont disponibles 5 jours sur 7, par téléphone ou par mail, sans rendez-vous.
Qu’il s’agisse de vous aider à réaliser vos déclarations d’embauche, à utiliser Extrapaie®, à analyser une situation d’emploi atypique, ou vous expliquer un point juridique, l’accompagnement fait partie intégrante de notre prestation.
Chez alter ergos, le conseil est aussi important que la production de la paie.
Outils dédiés et organisation adaptée aux métiers du spectacle
Grâce à des process rigoureux et à notre plateforme Extrapaie®, les employeurs disposent d’un suivi quasi en temps réel de leur gestion sociale.
Toutes les opérations sont tracées et archivées par dossier :
- demandes et productions de documents,
- notifications automatiques des dépôts sur la plateforme,
- possibilité de signaler des modifications ou des annulations,
- historique des échanges et des ajustements.
Moins de mails, plus de traçabilité, une organisation claire et adaptée aux contraintes et aux aléas du spectacle.
Prise en compte des conventions collectives du spectacle et de l’audiovisuel
Lors de l’audit initial, nous déterminons la convention collective applicable à votre structure. Le code NAF n’est qu’un indicateur, mais les statuts et la réalité de l’activité exercée permettront de définir la convention qui s’impose.
Les conventions collectives complètent le Code du travail et fixent notamment :
- les classifications d’emploi,
- les minima conventionnels (NAO),
- des règles spécifiques de rémunération.
Ne pas appliquer la bonne convention, ou ne pas la respecter peut avoir des conséquences lourdes.
Conventions collectives principalement gérées par Alter Ergos
- Convention du spectacle vivant : compagnies, collectifs, producteurs, lieux de diffusion, festivals
- Education Culture Loisirs et Animation (ECLAT IDCC 1518) : MJC, écoles de musique, associations diverses…
- Entreprise Techniques au service de la création et de l’événement (IDCC 3252) : loueurs de matériels, prestataires du spectacle et de l’audiovisuel, société de catering, festivals de cinéma, agences de mannequins…
- Production Audiovisuelle (IDCC 2642) : producteurs de films pour le cinéma, la télé, la publicité, le web…
- Editions (IDCC 2121) : labels discographiques, studios, éditeurs de livres
Autres conventions pratiquées régulièrement :
- Espaces de Loisirs, d’Attractions et Culturels (IDCC 1790)
- Presse spécialisée (IDCC 3230)
- Journalistes (IDCC 2717)
- Production Cinématographique (IDCC 3097)
- Production de Films d’Animation (IDCC 2412)
- Bureaux d’Etude et Cabinet d’Ingénieur (Syntec IDCC 1486)
- Radiodiffusion (IDCC 1922)
Externalisation de la paie spectacle au quotidien
Gagner du temps grâce à une gestion de la paie simplifiée
Depuis Extrapaie®, vous saisissez vos demandes d’embauche et validez l’envoi des DPAE à l’URSSAF.
Selon l’option retenue, vous êtes notifié dans les 48 heures de la disponibilité du contrat de travail et le transmettez en un clic à vos salariés pour une signature électronique.
Dès que la date d’exécution du contrat est passée, les bulletins sont déposés sur votre espace employeur, puis, après validation, transmis aux salariés via leur espace personnel Transat® (AEM, congés spectacles inclus).
Nous pouvons fournir un fichier de virements SEPA pour le paiement des salaires.
En fin de mois, nous réalisons l’ensemble des déclarations sociales et déclenchons le télérèglement des cotisations. Un dossier récapitulatif complet est alors transmis, avec les déclarations, livres de paie et éditions comptables, si nécessaire en format d’import pour votre comptable.
Prestations complémentaires en gestion sociale et RH
En complément de l’externalisation de la paie, nous proposons :
- audit de gestion sociale,
- accompagnement RH ponctuel,
- formation à la paie et aux RH,
- mise en place du traitement comptable et de la gestion analytique.
Nous pouvons également intervenir dans le cadre d’un remplacement longue durée d’un gestionnaire paie absent (utilisateurs de sPAIEctacle uniquement).
Enfin nous sommes en mesure de gérer l’établissement de vos notes d’auteur et la déclaration à l’URSSAF-AUTEURS.