Une course au numérique (et à l’IA) qui menace la fiabilité des déclarations
La numérisation des processus et le développement de l’IA ont fait croire un temps à la possibilité de gérer son personnel sans aucune compétence en droit du travail et en calcul de cotisations. Simplement en s’inscrivant sur une plateforme. Rien n’est plus faux !
Ainsi, les métiers de la paie ne sont pas menacés, ils ont simplement évolué pour aller vers encore plus de qualifications.
Quand on apprenait le métier dans les années 80, il suffisait d’un cerveau cartésien, d’une certaine aisance dans les calculs, et de s’intéresser aux règles données par l’URSSAF et les organismes sociaux. Sous le salaire brut mentionné sur le bulletin venaient se loger 5 lignes de retenues, suivies du Net à payer. La consolidation des données dans les DUCS trimestrielles et le remplissage de la DADS étaient pénibles sans logiciel, mais au moins, les gestionnaires n’avaient pas tous besoin d’être des experts.
Progressivement, la profusions de nouvelles règles de calculs, de dispositifs d’intéressement ou de réduction de charges, de nouvelles contraintes (Prélèvement à la sources, calcul d’un Net social), de lois et de conventions collectives ont contribué à complexifier le traitement des paies à un niveau jamais atteint qui font de la France la championne du monde indétrônable de la complexité de la paie depuis que le référentiel existe. Pourtant, les progrès de l’informatique et l’interconnexion des données devraient théoriquement simplifier le travail.
Si ce n’est pas le cas, c’est pour de multiples raisons. En voici quelques unes :
- Les ordinateurs communiquent en mode “machine-to-machine” et chaque organisme fixe les règles de ce qu’il doit recevoir. Si la donnée ne lui convient pas, il la refuse. Le problème de transmission de l’information, qui pouvait se régler simplement entre 2 opérateurs humains ayant toute latitude pour corriger la donnée, ne peut pas être résolu. Les opérateurs ne peuvent que “faire remonter des tickets” à des services informatiques qui, au mieux, alimentent des “roadmap” jamais achevés.
- Les lois, les règlements et les conventions sont décidées et écrites par des personnes qui se fixent des objectifs déconnectés de la réalité des opérateurs. Les textes sont souvent trop imprécis, sont interprétés différemment selon les intérêts, donnent lieu à plusieurs méthodes de calcul, et sont même parfois contradictoires.
- Aux réglementations nationales viennent s’ajouter les règles communautaires voire mondiales donnant lieu à des revirements et à l’instabilité juridique.
Bref, dans cette maison qui ressemble parfois à “la maison qui rend fou”, les compétences qu’on devait acquérir pour devenir un GDP (Gestionnaire de Paie) confirmé ne sont plus suffisantes.
Certes, il faut toujours pouvoir comprendre un calcul, sans quoi il est impossible de pouvoir contrôler et expliquer à son client pourquoi, par exemple, deux intermittents payés au même brut n’ont pas le même salaire net avant impôt (ça vous parle ?). Mais en plus de savoir ce qui se passe dans la cuisine, le GDP va devoir être capable de dialoguer avec les caisses sociales pour rectifier des écarts de cotisations, intervenir aux bons endroits pour débloquer une déclaration d’arrêt de travail prétendument non reçue par la CPAM, contester une anomalie déclarée dans un compte rendu métier, échanger avec les conseillers du logiciel de paie concernant un paramétrage douteux ou une interprétation de la convention collective avec laquelle il n’est pas d’accord.
Consciente des exigences qui pèsent sur elle, l’équipe d’alter ergos a su faire dès le départ des choix forts qui se sont avérés payants.
Choisir les meilleurs outils et créer ceux qui manquent
Un moteur de calcul robuste et éprouvé et un partenariat fort avec GHS
Avec l’éditeur GHS et son logiciel sPAIEctacle® nous disposons du logiciel de paie utilisé par plus de 5000 employeurs du spectacle et par tous ceux qui sont confrontés à des embauches répétées pour des contrats courts. En plus d’être parfaitement adapté à la gestion des paies d’intermittents, GHS est en contact permanent avec les caisses spécialisées (Audiens, France-Travail spectacle) et les partenaires sociaux pour anticiper au mieux les évolutions de leur logiciel.
Autre avantage, avec ses 40 ans d’expérience, GHS a accumulé une expertise inégalée sur toutes les questions liées aux conventions collectives sur lesquelles nous travaillons, et propose une hotline très performante. Enfin, depuis quelques années, GHS investit dans la création d’outils en ligne parfaitement en phase avec notre stratégie. Les “espaces salariés” Transat en sont l’une des illustrations majeures. Chacun des salariés de nos clients y retrouve chaque mois ses documents de paie et de fin de contrat, transmet ses documents personnels (RIB, Carte vitale…), met à jour son état civil et ses coordonnées, et peut aussi gérer ses demandes de congés, ses autorisations d’abattement spécifique…
La suppression des saisies et la gestion des documents
S’il est une tâche qui ne survivra pas à la numérisation des processus, c’est bien la saisie.
L’embauche d’intermittents, parfois pour seulement quelques heures ou jours de travail, est particulièrement chronophage tant le nombre d’informations à transmettre est important avant l’établissement du bulletin de salaire. Régulièrement, des informations manquent ou sont erronées, sans parler des erreurs de saisie !
Nous avons donc dès le départ conçu une base de données en ligne, alimentée directement par l’employeur. Elle centralise l’ensemble de ses saisies, qui peuvent ensuite être intégrées à notre logiciel par simple import.
Extrapaie® était né, dans une version qui nous semble aujourd’hui presque dérisoire, mais qui permettait déjà d’abandonner des procédures de collecte d’informations chronophages et hasardeuses. Simultanément, nous avons aussi créé des espaces de stockage pour déposer nos productions, alimenter une bibliothèque de ressources et éviter de transmettre des documents par envoi de mails.
Depuis 2018, c’est ainsi zéro papier chez alter ergos, et aucune double saisie. Ce qui arrive dans le logiciel, c’est ce que le client a déclaré en se connectant à son espace.
En 2024, en partenariat avec GHS, nous avons franchi un nouveau cap grâce à l’accès à une API qui permet de synchroniser le logiciel de paie avec la bases d’Extrapaie, et ceci sans aucune manipulation de fichier, en temps réel.
En réduisant les sources d’erreurs liées à la saisie, nos clients gagnent du temps, et grâce à la synchronisation, c’est nous qui gagnons du temps.
Mieux communiquer avec nos clients
Depuis la mise en place d’Extrapaie, nous améliorons en permanence nos process de travail et de communication. Le cycle de traitement d’une embauche est une succession de flux d’informations, de mises à disposition de documents et de validations.
Nos clients sont notifiés par un mail dès qu’un document leur est déposé, et ils nous signalent toute information supplémentaire dans le tchat de l’application. Les historiques des demandes sont ainsi conservées dans chaque projet.
Les justificatifs éventuels sont également déposés sur la plateforme qui se transforme en SIRH, centralisant tout ce qui concerne les salariés, leurs embauches et le suivi de leur temps de travail.
Quelles évolutions pour Extrapaie ?
L’amélioration du processus de modification des contrats
Avec le module contrat, nous allons pouvoir également améliorer les possibilités de prendre en compte des modifications des conditions d’emploi entre la déclaration initiale et la réalité des éléments à retenir sur le bulletin. Ainsi, il doit être possible de corriger les ordres de paie (annulations, modifications des heures travaillées, défraiements à ajouter, etc.). La gestion de ces aléas sera automatisée, évitant les pertes de temps pour transmettre les demandes de corrections et refaire ce qui a déjà été fait.
L’implantation du module “contrats de travail”
L’obligation de signer un contrat de travail systématiquement pour chaque embauche, même pour quelques heures, est une contrainte majeure dans le processus que doivent gérer les chargés de production, alors que la valeur ajoutée est mineure.
C’est pourquoi nous nous engageons à livrer, au cours de l’année 2026, un module permettant aux employeurs d’utiliser les éléments d’embauches qu’ils ont saisi dans Extrapaie pour éditer le contrat de travail et le transmettre au salarié pour signature, en totale autonomie.
De nouvelles automatisations, et des fonctionnalités de SIRH renforcées
Le futur d’Extrapaie, c’est aussi plus d’automatisation, moins de documents à éditer en permettant aux clients de disposer de tableaux de bord plus complets et synchronisés en temps réels, et des nouvelles fonctionnalités pour le suivi des parcours des salariés (gestion des absences, suivi des progressions de salaire et des minimums conventionnels…).
La coopérative Extrapaie
Chaque année nous consacrons l’essentiel de nos capacités d’investissement à l’amélioration de la plateforme. Mais pour aller plus loin, en 2023, nous avons pris la décision de poursuivre l’aventure en créant la coopérative Extrapaie, en association avec la SCIC Illusion et Macadam, un prestataire administratif basé à Montpellier avec qui nous partageons de nombreuses valeurs.
En nous structurant ainsi, et en ouvrant la porte à de nouvelles structures associées et partenaires dans les prochaines années, nous renforçons nos capacités à accélérer le développement de tous les outils nécessaires : le portail Extrapaie, mais aussi les services d’accompagnement juridique ou la veille règlementaire.
Vous vous retrouvez dans nos valeurs coopératives ? Vous utilisez aussi sPAIEctacle pour gérer la paie de vos clients ou d’un groupement d’entreprises ? Vous aimeriez optimiser votre production et améliorer le suivi de votre gestion sociale ? N’hésitez plus, contactez nous.