Vous recherchez un stagiaire ? On vous rappelle les principales règles

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1- Une convention de stage, il faut avoir

Seuls sont autorisés les stages faisant l’objet d’une convention tripartite (1) entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.
Cette convention désigne notamment un tuteur de stage chargé d’accompagner et d’aider le stagiaire tout au
long de son stage. Attention : un même salarié ne peut pas être le tuteur de plus de 3 stagiaires.

Les stagiaires n’étant pas titulaires d’un contrat de travail, il n’y a pas de DUE à établir, ni de visite médicale à effectuer. Mais ils doivent être intégrés dans une partie spécifique du registre unique du personnel de l’entreprise. Le nom du tuteur doit être également renseigné.

2- Un nombre limité de stagiaires, tu accueilleras

Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours la même semaine civile est limité à :

  •  3 stagiaires pour les entreprises de moins de 20 salariés,
  •  15% de l’effectif pour les entreprises d’au moins 20 salariés (arrondi à l’entier supérieur).

L’effectif pris en compte est égal au nombre de salariés rémunérés au dernier jour du mois civil précédant le début du stage ou, si plus favorable, à la moyenne des salariés rémunérés sur les 12 derniers mois précédant le stage.

Le non respect du quota est puni d’une amende de 2 000€ par stagiaire concerné par le manquement.

3- La durée du stage, il faut déterminer

« La durée du (ou des) stage(s) est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois. » (article D.124-6 du Code de l’éducation)

En résumé, 7h de présence, consécutives ou non = 1 jour et 22 jours de présence, consécutifs ou non = 1 mois

Nous vous conseillons, avant le stage, de prévoir avec le stagiaire et son établissement la durée totale du stage, et définir les temps de présence du stagiaire qui seront inscrits dans la convention de stage. Dans la plupart des cas, il est utile de joindre à la convention un planning, notamment pour les stages prévus de façon discontinue ou à temps partiel.

Notez enfin que :

  •  pour les stages supérieurs à 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absences ;
  •  les jours de congés et d’autorisations d’absence sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage ;
  •  la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement (soit 6 mois * 7 heures * 22 jours = 924 heures) ;
  •  l’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.

4- Le montant de la gratification, il faut fixer (2)

La gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à 2 mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire/universitaire. La durée du stage est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire. La gratification est donc obligatoire à partir de la 309ème heure de présence (2 x 22 jours x 7h) et elle est due dès le 1er jour du 1er mois de stage. En deça, elle est facultative.

Le montant minimum légal de la gratification obligatoire est de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit au 1er janvier 2017 3.60€ par heure de présence et de 554.40€ pour un temps plein (154h par mois).

Les éventuelles participations patronales liées aux avantages en nature (titres restaurant, frais de transport…) et aux remboursements de frais professionnels ne doivent pas être prises en compte dans l’appréciation du montant de la gratification minimale.

Le versement de la gratification se fait une fois par mois. On peut décider :

  •  soit de payer au réel à chaque fin de mois le nombre d’heures réalisées
  •  soit de lisser l’ensemble des heures que le stagiaire doit effectuer sur la période de stage et effectuer un paiement identique chaque mois (total heures / nb mois).

5- Les éventuelles cotisations sociales dues, il faut calculer

Aucune cotisations sociale n’est due dans la limite de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Au-delà de ce seuil, les cotisations et contributions salariales et patronales sont dues pour la fraction excédentaire.Le stagiaire ne relevant ni du régime UNEDIC, ni du régime Arcco, aucune cotisation de chômage ou de retraite complémentaire n’est due.

6- Une attestation de stage il faut délivrer

En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, mentionnant la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée. Ce document est très important pour les étudiants ayant effectué un stage de plus de 2 mois gratifié car il va permettre la prise en compte des périodes de stage pour le calcul des droits à retraite.

(1) Téléchargez le modèle national de convention-type : annexe_e_convention-type_de_stage_419380 (2).
(2) Calculez le montant minimal de la gratification de votre futur stagiaire grâce au simulateur de Service-Public.fr : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R40280
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